Magencyの機能の一部をご紹介します。
- メインメニュー ●顧客一覧 ●顧客登録 ●スタッフ一覧 ●スタッフ登録 ●定期契約一覧 ●検索
- サブメニュー ●サービスIN OUT ●空きスタッフサーチ ●日次スケジュール ●週間ケジュール ●月間スケジュール ●請求一覧 ●売上一覧
ホーム画面では、「手配待ち件数」「手配の状況」「問合せ・連絡対応待ち」が表示されているので、手配漏れや、連絡ミスが起きません。
また、「現在の契約件数 」「滞納状況 」「クレーム対応中」「売上推移」などが表示されるので、常に最新の状況を把握することができます。
表示されている件数や金額をクリックすると、その詳細をすぐに確認可能です。
視覚的にもわかりやすいグラフで重要な情報を見逃さず、常に行き届いたデータ管理を可能にします。
顧客情報画面では、その顧客の基本情報や契約情報などがひと目でわかるように工夫されています。
オプションメニューから電話やメールの連絡履歴、スケジュール、請求・入金情報、クレームなども登録できるので、その顧客の関連情報をすぐに確認することが可能です。
▼オプションメニュー
- ●「問合せ・連絡」・・・顧客との問合せ・連絡の一覧・登録
- ●「見積書」・・・見積書一覧・登録
- ●「定期契約」・・・定期契約一覧・登録
- ●「訪問予定」●「訪問履歴」
- ●「クレーム」●「請 求」●「他請求」●「調整金」
- ●「入 金」 ●「滞 納」
- ●「週間スケジュール」●「月間スケジュール」
- ●「ヒアリングシート」
顧客情報を開くと、名前と共に電話番号、メールアドレスが常に表示されます。
電話番号、携帯番号をクリックすると「問合せ・連絡登録」の画面が開くので、やりとりした内容をすぐに記録できます。
メールアドレスをクリックすると、その顧客にメールを送ることができて便利です。
簡単な入力だけで見積書を作成することができます。
件名、有効期限、支払条件、日時、メニュー、キャンペーン、割引・割増数量、単価等を自由に入力して登録ボタンをクリックするだけで見積書を簡単に作成することが可能です。
できた見積書はPDFで出力できるので印刷してお客様にもすぐにお渡しできます。
また、ここで入力した情報をサービス提供情報に自動で反映することもできるので、同じ内容を何度も入力する手間が省けます。
スタッフ情報画面では、スタッフの基本情報のほかにスキルや資格の登録もできるので、手配の際に役立ちます。
顧客情報と同様、電話番号、携帯番号をクリックすると「問合せ・連絡登録」の画面が開くので、やりとりした内容をすぐに記録でき、メールアドレスをクリックすると、メールを送ることができます。
またスタッフマイページのアカウント情報やパスワードもこの画面からスタッフに送信することが出来ます。
▼オプションメニュー
- ●「定期担当履歴」●「報告・連絡」
- ●「訪問履歴」●「訪問予定」
- ●「週間スケジュール」●「月間スケジュール」
- ●「勤務可能日」●「委託料」
オプションメニューの「勤務可能日」から、スタッフの勤務可能日を確認・登録できます。
スタッフ自身がPC、スマホを使ってマイページから希望スケジュールを簡単に登録することも可能です。スタッフにスケジュールを確認する手間が省けます。
- 請求関連機能 ●請求処理 ●請求一覧 ●請求明細一覧 ●支払方法別請求一覧 ●紹介先請求CSV
請求処理はボタンをクリックするだけで完了！
全顧客の請求が自動計算されるので、ミスも起こりません。
請求処理を行うと、請求一覧が表示されます。
請求のステータスによって行が色分けされるので、ひと目で状況を把握できます。
また、それぞれの顧客ごとに入金の履歴も確認でき、滞納の入金処理も「入金」ボタンをクリックすれば簡単に行うことができます。
請求書もそれぞれ自動で作成されるので、作成する手間が省けます。
請求一覧の請求書アイコンをクリックすると請求書が開きます。
さらにPDFアイコンをクリックすると、PDF出力できるので、印刷してすぐにお客様にお渡しできて便利です。
- 入金関連機能 ●入金一括処理 ●入金一覧 ●滞納一覧
入金登録は入金一括処理画面からまとめて登録が可能です。入金登録と同時に請求に対して消込を行ってくれます。
該当月の入金処理が終わったら「入金処理完了」ボタンをクリック。
滞納があった場合は、滞納一覧に表示されます。
スタッフへの委託料（給与）を毎月、ワンクリックで計算することができます。
振込日を指定してワンクリックするだけで、簡単に委託料支払一覧が作成されます。
手配頻度、ランク、住所、スキル、資格などを選択して該当するスタッフを絞り込み、送りたいスタッフを選択して打診メールを一括送信することができます。（※一度に配信できるのは20名まで）
何度も同じ内容のメールを打ったり、連絡したりする手間が省けて便利です。
手配頻度、ランク、住所、スキル、資格などを選択して該当するスタッフを絞り込むことができます。
スタッフの勤務可能日を反映したカレンダーも同時に見ることが出来るので、迷わず簡単に適任のスタッフを手配することができます。
サービススタッフの作業開始時間・終了時間を一覧で見ることができます。
管理者がボタンをクリックして時間を記録することもできますし、スタッフ自身がスマホを使って作業現場からマイページにアクセスして時間を記録することもできます。
サービススタッフはスマホからマイページにアクセスすることができます。
作業現場から訪問先の情報やサービス内容を確認したり、サービス終了後には業務報告をしたりすることもできます。
勤務可能日の確認・登録もできて便利です。
- ●勤務可能日・・・勤務可能日の登録・確認
- ●スケジュール・・・月ごとのスケジュール
- ●メール受信履歴・・・本部からのメール
- ●訪問予定・・・訪問予定の一覧
- ●訪問履歴・・・訪問履歴の一覧
- ●パスワード変更・・・パスワードの変更登録
